Ein Rechner fällt aus
Sie wissen umgehend: welches Modell, welches Baujahr, welche Software installiert war, wer damit gearbeitet hat. Neubeschaffung in zwanzig statt zweihundert Minuten.
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Endlich wissen, was Sie eigentlich haben.
Eine IT-Bestandsaufnahme (auch IT-Inventur, IT-Inventarisierung oder EDV-Bestandsaufnahme) ist die systematische Erfassung Ihrer gesamten IT: welche Geräte, welche Software, welche Lizenzen, welche Verträge. Ergebnis: ein verständliches Dokument, das auch Ihr Steuerberater oder Ihre Nachfolgerin ohne Rückfragen versteht.
Solange alles läuft, brauchen Sie es nicht. Wenn es soweit ist, brauchen Sie es sofort.
Sechs Situationen, in denen sich eine gepflegte IT-Bestandsaufnahme innerhalb eines Nachmittags amortisiert.
Neuer Mitarbeiter beginnt
Welche Zugänge benötigt die neue Person, welche Lizenzen sind noch frei, welche Konten muss man anlegen? Ein Blick in die Dokumentation klärt alle Fragen.
Prüfung oder Audit
Krankenkasse, Berufsgenossenschaft oder DSGVO-Auditor fragt: „Wo speichern Sie welche Daten?" Sie legen ein Dokument vor — anstatt eine Woche zu suchen.
Wechsel des IT-Dienstleisters
Ein neuer Dienstleister soll übernehmen und benötigt einen Überblick. Mit vollständiger Dokumentation ist der Übergang in wenigen Tagen abgeschlossen.
Lizenzen laufen aus
Ohne Übersicht wird die Verlängerung von Software-Verträgen zur Detektivarbeit. Mit dokumentierten Laufzeiten erhalten Sie rechtzeitig eine Erinnerung.
Grundlage für Sicherungs-Konzept
Wer weiß, welche Daten wo liegen, kann eine sinnvolle Datensicherung aufbauen. Ohne Übersicht bleiben oft ganze Bereiche ungeschützt.
Drei Bereiche — ein Dokument.
Wir dokumentieren die drei wichtigsten Bereiche Ihrer IT — verständlich strukturiert und für unterschiedliche Zielgruppen lesbar.
Geräte
- PCs, Notebooks, Tablets
- Server und NAS-Speicher
- Drucker, Scanner, Multifunktion
- Router, Switches, WLAN
- Telefonanlage, TI-Konnektor
Software und Lizenzen
- Betriebssysteme, Office
- Branchen-Software (Buchhaltung, Praxis, Werkstatt)
- Cloud-Dienste und Abonnements
- Antivirus, Backup, Fernwartung
Verträge und Zugänge
- Internetanschluss und Bandbreite
- Wartungs- und Support-Verträge
- Domain, Hosting, E-Mail
- Zugriffsberechtigungen (ohne Passwörter)
So verläuft die Bestandsaufnahme bei Ihnen.
Drei Schritte — Sie können nebenher weiterarbeiten, wir stören nur bei Rückfragen.
Vor-Ort-Termin
Wir sehen uns jedes Gerät an, notieren Modell, Standort und Nutzer. Verträge werden gesichtet, Netzwerk und Zugangs-Struktur geprüft. Halber bis ganzer Tag.
Aufbereitung
Etwa zwei Stunden im Büro: Rohdaten werden strukturiert, die Dokumentation wird verständlich formuliert — auch für externe Techniker ohne Rückfragen lesbar.
Übergabe
Dreißig bis sechzig Minuten: gemeinsame Durchsicht des Dokuments, die drei wichtigsten Erkenntnisse werden erläutert und konkrete Handlungsempfehlungen ausgesprochen.
Was Sie am Ende in der Hand haben.
Ein vollständiges Paket, das nicht in der Schublade verschwindet, sondern im Alltag hilft.
- Ein PDF-Dokument mit allen Geräten, Lizenzen und Verträgen — verständlich, ohne unnötige Fachbegriffe.
- Eine Excel-Liste zur eigenen Weiterpflege bei Änderungen.
- Empfehlungen für die nächsten zwölf Monate: was ist veraltet, was verlängern, was kündigen.
- Auf Wunsch: einen sicheren Passwort-Manager für Zugänge — DSGVO-konform.
- Bei Bedarf: die Grundlage für einen laufenden Wartungsvertrag. Ohne Verpflichtung.
Häufig gestellte Fragen.
Antworten auf das, was uns Geschäftskundinnen und -kunden regelmäßig fragen.
Wie lange dauert eine IT-Bestandsaufnahme?
Für ein kleines Büro mit zwei bis fünf Arbeitsplätzen rechnen wir mit einem halben bis ganzen Tag vor Ort, ergänzt um etwa zwei Stunden Nacharbeit für die Dokumentation. Bei größeren Betrieben oder komplexen Netzwerken planen wir das Vorgehen vorher gemeinsam.
Was genau erfassen Sie?
Alle Computer, Notebooks, Server, Drucker, Netzwerkgeräte, NAS-Speicher, die Telefonanlage und den Internetanschluss. Ergänzend die wichtigsten Software-Lizenzen (Microsoft 365, Adobe, branchenspezifische Programme), Cloud-Zugänge und laufende IT-Verträge. Passwörter werden nicht ins Dokument aufgenommen — diese verbleiben bei Ihnen oder wandern in einen sicheren Passwort-Manager.
Was erhalte ich am Ende?
Ein PDF-Dokument mit allen Geräten, Lizenzen und Verträgen — verständlich aufgebaut, auch für Menschen ohne IT-Hintergrund. Ergänzend eine Excel-Liste zur eigenen Weiterpflege sowie eine kurze mündliche Übergabe mit den drei wichtigsten Erkenntnissen und konkreten Handlungsempfehlungen.
Wozu ist eine solche Dokumentation überhaupt notwendig?
Im Fall einer Wiederbeschaffung wissen Sie umgehend, was Sie hatten. Sie verlieren keine Software-Lizenzen mehr, weil deren Existenz vergessen wurde. Und Sie können bei einem IT-Problem einem Techniker in fünf Minuten erklären, was vorhanden ist — anstatt eine halbe Stunde suchen zu müssen.
Wir nehmen uns Zeit für Ihre IT.
Wenn Sie einen kleinen Betrieb führen und einmal wissen möchten, was in Ihrer IT konkret steckt: rufen Sie uns an. Wir kommen zu Ihnen vor Ort — im gesamten Einsatzgebiet Stuttgart, Ludwigsburg, Esslingen, Waiblingen, Sersheim, Vaihingen, Bietigheim-Bissingen, Pforzheim, Backnang und Umgebung — und schaffen aus Ihrer IT etwas, das Sie selbst verstehen und im Alltag aktiv nutzen können.